Quando pensa alla produttività, cosa le viene in mente?

Probabilmente l'immagine di una persona stressata, che si affretta a programmare ogni minuto di ogni giorno.

Sbagliato.

Questa persona può essere super impegnata, ma probabilmente non è al massimo della sua produttività. E probabilmente sta andando verso il burnout.

La vera produttività richiede un approccio diverso, secondo Laura Mae Martin, esperta di produttività interna a Google, che ha appena pubblicato un libro sull'argomento, "Uptime: Guida pratica alla produttività e al benessere personale".

Richiede di essere molto più riflessivo su come progettare le sue giornate: Cosa fare, quando farlo, dove farlo e come farlo bene.

Per esempio: Oziare sul divano e guardare il suo programma televisivo preferito può essere considerato 'produttivo'?

Secondo Martin, sì. Se ha messo da parte un po' di tempo per sé, vuole godersi un pomeriggio lontano dal lavoro e ricaricare le batterie per la settimana successiva, allora quel tempo viene utilizzato esattamente come previsto.

Quindi, come possono le persone riprendere il controllo del loro tempo e creare programmi sostenibili per ottenere il massimo da ogni giorno?

Ecco alcuni fattori da considerare:

COSA FARE

Non è possibile realizzare tutto ciò che si desidera in questa vita - non c'è abbastanza tempo. Deve scegliere.

Ciò significa concentrarsi su una manciata di priorità che sono più importanti per lei, ad esempio tre.

"Tenga in mente l'obiettivo del 'futuro di lei'", dice Martin. "Quali sono le cose su cui sarà contento di essersi concentrato e di aver dato priorità? Faccia una lista di cose da fare che rifletta questo. E poi impari a dire di no ad altre cose".

QUANDO FARLO

I blocchi di tempo non sono tutti uguali. Alcuni saranno produttivi, altri no. Dipende da lei e dal suo modo di essere.

Per esempio, se lei è una persona mattiniera, potrebbe raggiungere un flusso ad alte prestazioni all'inizio della giornata, come alle 9 o alle 10 del mattino, per poi vedere la sua produttività esaurirsi alle 16 o alle 17.

Programmi il suo lavoro più impegnativo quando è al massimo e le attività meno impegnative quando non lo è. Se fa l'inverso, non fa altro che chiedere guai.

"Questa potrebbe essere la sezione più importante del libro, perché la più grande insidia della produttività è trattare tutte le fasce orarie allo stesso modo", dice Martin. "Quali sono le sue 'ore di potere', quando può svolgere un lavoro concentrato e a testa bassa? Protegga questi momenti per sé".

DOVE FARE

Questa domanda è emersa in primo piano nell'era della pandemia, con molti posti di lavoro che sono diventati remoti. Una volta identificate le ore più produttive della giornata, qual è il luogo migliore per questo impegno?

Anche in questo caso, la risposta è molto personale: A seconda della sua personalità e del suo lavoro, le sue ore di energia potrebbero essere trascorse in tranquillità a casa, oppure in uno spazio di lavoro aperto e collaborativo in ufficio.

Per massimizzare questo sforzo, Martin dice di aiutare il suo cervello con la cosiddetta 'dipendenza da stato': La tendenza ad associare determinati ambienti a determinati compiti.

"Lo usi a suo vantaggio", dice. "Forse si siede sempre a una scrivania per fare le chiamate e le riunioni, e poi su una sedia dall'altra parte della stanza per recuperare le e-mail. In questo modo dà al suo cervello un modo semplice per sapere cosa fare dopo".

COME FARLO BENE

Ecco un compito che tutti devono svolgere: Tenere il passo con le e-mail. C'è un modo per farlo in modo ponderato e un modo per farlo in modo disordinato che è totalmente inefficiente.

"Pensate a questa attività come al bucato", dice Martin, che è riuscita a mantenere 'Inbox Zero' nonostante il suo lavoro di alto livello. "Non aprirebbe l'asciugatrice 20 volte al giorno, piegherebbe una camicia, la metterebbe via e poi continuerebbe a tornarci per tutto il giorno per fare la stessa cosa. Ma questo è il modo in cui le persone gestiscono le e-mail".

Invece, metta da parte dei momenti specifici della giornata in cui può mettere tutte le e-mail in diversi secchi, come quelli da leggere, rivedere o rispondere.

Lo stesso vale per il suo smartphone: Si tratta ovviamente di uno strumento utile, ma non abbia paura di porsi delle barriere di sicurezza, come bloccare le applicazioni dopo una certa ora del giorno o mettere il telefono in una stanza diversa durante la notte (come fa Martin).

"Lo faccia lavorare per lei, invece che contro di lei", dice Martin.