Amadeus IT S A : Il divario digitale nella gestione delle spese

Esiste un divario digitale inespresso che permea i luoghi di lavoro in tutto il mondo. Potresti aspettarti che sia una divisione che lascia indietro le generazioni più anziane mentre le loro controparti più giovani accelerano, ma ti sbaglieresti. Quando si tratta degli attuali sistemi di gestione delle spese, i dati mostrano che le giovani generazioni hanno maggiori difficoltà con la tecnologia rispetto ai loro colleghi più senior.

Così dicono i risultati di una nuova ricerca commissionata da Amadeus. La presentazione delle spese è una parte necessaria dei viaggi d'affari, ma i mezzi che i dipendenti hanno a disposizione per gestire le loro spese non cambiano molto da decenni. Sì, sono stati apportati miglioramenti marginali alle applicazioni che consentono di acquisire le ricevute utilizzando gli smartphone, ma il processo di base è sempre lo stesso.

I dipendenti sostengono una spesa utilizzando i propri soldi, la ricevuta viene raccolta e la spesa viene rivendicata nel sistema dell'azienda. Dopo l'approvazione della direzione, l'azienda rimborsa il dipendente in un secondo momento e il team finanziario dell'azienda dedica molto tempo all'audit, alla contabilità e alla riconciliazione del tutto. Questa difficilmente potrebbe essere descritta come una moderna esperienza digitale.

Il nostro sondaggio sui viaggiatori d'affari ha rilevato che solo il 20% circa degli intervistati descrive il processo di spesa della propria azienda come "facile da usare". Ma la vera storia è la discrepanza tra le varie fasce d'età.

I digital natives chiedono di più dalla gestione delle spese

La frustrazione che i dipendenti hanno provato con il processo di spesa non è irragionevole. Tradizionalmente, le spese vengono presentate retroattivamente dopo che un dipendente ha dovuto spendere i propri soldi, lasciando potenzialmente i dipendenti in debito prima che possano essere rimborsati. Oltre a questo, il processo di amministrazione per l'invio di qualsiasi spesa può essere arduo, goffo e lento; la nostra indagine ha rilevato che i dipendenti impiegano una media di 2 ore e 20 minuti per completare le note spese per un viaggio della durata di più di due notti.

I dati che abbiamo scoperto hanno anche mostrato che i lavoratori più giovani di età compresa tra i 18 ei 34 anni trascorrono in media 2,7 ore per completare le note spese per il viaggio, mentre i loro colleghi più anziani di età superiore ai 55 anni impegano solo circa 1,5 ore. I sistemi così come sono attualmente favoriscono dipendenti esperti che spesso non hanno conosciuto nulla di diverso, affrontando le tecniche di gestione delle spese esistenti e abituandosi a queste nonostante le difficoltà.

Ma i giovani viaggiatori d'affari di oggi la pensano diversamente con più di un terzo dei dipendenti di età compresa tra i 18 e i 34 anni che ci dicono di aver trovato il sistema di gestione delle spese della loro azienda difficile da usare. A parte il notevole costo in termini di tempo e l'inefficiente gestione delle spese che grava su tutti i dipendenti, le aziende devono affrontare una minaccia secondaria, più lenta a emergere. L'alienazione dei dipendenti più giovani, molti dei quali sono cresciuti durante l'arrivo dei portafogli digitali e del pagamento tamite le app mobili.

Pensa alla facilità con cui le persone possono ora pagare la spesa semplicemente tenendo uno smartphone per un momento sopra il terminale della carta all'uscita o utilizzando ApplePay per pagare in modo sicuro un acquisto online con pochi clic. Per molti dei dipendenti più giovani di un'azienda, questa esperienza di pagamento è la norma nella loro vita personale e bramano questa semplicità anche quando viaggiano per affari.

Anche i rimborsi lenti sono un problema per i dipendenti più giovani, che impiegano in media 3,9 settimane, ovvero un'intera settimana in più rispetto ai colleghi più anziani, probabilmente perché i giovani non hanno la padronanza della complessità dell'approccio attuale alla gestione delle spese.

In un ambiente lavorativo competitivo, attrarre giovani talenti è fondamentale e chiedere a un giovane collega che probabilmente ha una retribuzione inferiore di aspettare più a lungo per il rimborso non aiuta. I risultati del nostro sondaggio evidenziano quanto sia significativo questo problema per i viaggiatori, con oltre un terzo che conferma di aver preso in considerazione la possibilità di non intraprendere un viaggio di lavoro perché preoccupato per un ritardo nel rimborso.

Abbiamo bisogno della rivoluzione, non dell'evoluzione

Allora, cosa si può fare al riguardo? In breve, le aziende e i loro dipendenti hanno bisogno di un sistema di gestione delle spese molto più efficiente che rimuova "l'intermediario" in modo controllato, pur consentendo la supervisione da parte dei responsabili delle politiche aziendali. Ciò sta diventando possibile grazie all'innovazione delle carte virtuali compatibili con gli smartphone.

Le carte virtuali sono "carte" digitali che si collegano a un unico conto bancario della società centrale. Ogni "carta" appare semplicemente come un codice di 16 cifre che viene utilizzato allo stesso modo di una carta fisica, ma con precise limitazioni, forse un massimo di spesa compreso tra £ 400 e £ 500, entro un determinato periodo di tempo su un hotel specifico in policy, ad esempio. Pensa a loro come denaro aziendale "programmabile".

Quando le carte virtuali vengono utilizzate su un telefono, gli acquisti come viaggi locali, taxi, pasti e costi di soggiorno possono anche essere approvati e monitorati digitalmente, eliminando la necessità per il viaggiatore d'affari di riempirsi le tasche di ricevute sbriciolate.

Ma ecco il killer benefit. Il dipendente non ha più bisogno di presentare la nota spese perché il pagamento viene effettuato digitalmente dal conto bancario dell'azienda. Ciò significa che i dipendenti evitano molte seccature e che i team finanziari ottengono visibilità e controllo sul pagamento mentre viene effettuato. Quindi non abbiamo bisogno di iterare con la gestione delle spese, ora possiamo ripensare il processo completamente.

Con un telefono cellulare, anche le carte virtuali possono essere completamente touchless. I viaggiatori hanno segnalato che i pagamenti contactless sono una caratteristica tecnologica che apprezzano per sentirsi il più sicuri possibile durante il viaggio. Nel nostro recente studio, che prende in considerazione migliaia di viaggaitori d'affari, Il 62% ha valutato il pagamento contactless tanto importante quanto il test COVID-19 o la certificazione di vaccinazione.

La maggior parte dei viaggi d'affari potrebbe essere sospesa per ora, ma la nostra ricerca mostra come le persone siano desiderose di spostarsi di nuovo in tutto il mondo per lavorare, assorbendo culture diverse e forgiando nuove relazioni importanti. Quando il viaggio d'affari ritorna, non solo dovrebbe essere più sicuro per i viaggiatori, ma anche più facile.