Relatech S p A : Modulo di delega per l’esercizio del diritto di voto in Assemblea Straordinaria

MODULO DI DELEGA

Con riferimento all'Assemblea Straordinaria degli azionisti della società Relatech S.p.A. (la "Società ") convocata presso gli uffici della Società in Sesto San Giovanni, via Ercole Marelli n. 165, per il giorno 21 dicembre 2022, alle ore 8:00, in prima convocazione, ed occorrendo, per il giorno 22 dicembre 2022, stesso luogo ed ora, in seconda convocazione, per discutere e deliberare sul seguente:

ordine del giorno

1. Introduzione del voto maggiorato e conseguente modifica degli articoli 6 e 9 dello Statuto; delibere inerenti e conseguenti

Il/la sottoscritto/a………….............................................................................................................................................. (*)

nato/a…………….......................................................................(*) il…..…………………………….(*) e residente

in…………....................................................................... (*) C.F. ………………………………………….……………………(*)(1), preso atto

del contenuto dei documenti relativi all'argomento all'ordine del giorno ed essendo(**):

• azionista della Società in quanto titolare di numero…………....................................................................... (*) azioni ordinarie.
• legale rappresentante di…………....................................................................... (*), con sede legale
  in…………....................................................................... (*), P.IVA……………………………………………(*)(1), azionista della Società in quanto titolare di numero………………………………………………….(*) azioni ordinarie.
• soggetto a cui è attribuito il diritto di voto relativamente a numero……………………………………………………. (*) azioni ordinarie della Società, nella sua qualità di………………………………………………. (*)(2).

		DELEGA
il/la	sig./sig.ra……………………………………………….	(*)	nato/a……………………………………………….	(*)

il………………………………………………. (*) C.F. ………………………………………………. (*) ad intervenire e rappresentarlo/a in

Assemblea per tutte le azioni ordinarie per le quali ha diritto di voto nell'Assemblea (3), approvandone pienamente l'operato.

DATA ……………………………….…….

FIRMA (del delegante) ………………………….…….

Il/La sottoscritto/a dichiara inoltre che il diritto di voto (**):

• viene esercitato dal delegato discrezionalmente;
• non viene esercitato dal delegato discrezionalmente bensì in conformità a specifiche istruzioni di voto impartite dal delegante.

DATA ……………………………….…….

FIRMA (del delegante) ………………………….…….

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(*) Campi obbligatori.

(**) Barrare e compilare la voce di interesse.

1. Indicare i riferimenti dell'azionista così come appaiono sulla copia della comunicazione per l'intervento in Assemblea rilasciata dagli intermediari ai sensi della vigente disciplina. Ai sensi dell'articolo 83-sexies del D.Lgs. 24 febbraio 1998 n. 58, la legittimazione all'intervento in Assemblea ed all'esercizio del relativo diritto di voto è attestata da una comunicazione alla Società, effettuata dall'intermediario in favore del soggetto a cui spetta il diritto di voto, sulla base delle evidenze risultanti dalle proprie scritture contabili relative al termine del 7° (settimo) giorno di mercato aperto precedente la data di prima convocazione dell'Assemblea (ovvero il 12 dicembre 2022 - record date). Le registrazioni in accredito e in addebito compiute sui conti successivamente al suddetto termine non rilevano ai fini della legittimazione all'esercizio del diritto di voto in Assemblea e pertanto coloro che risulteranno titolari delle azioni solo successivamente al suddetto termine non avranno diritto di partecipare e di votare in Assemblea. Si precisa che la comunicazione deve pervenire entro la fine del 3° (terzo) giorno di mercato aperto precedente la data dell'Assemblea (ossia entro il 16 dicembre 2022). Resta ferma la legittimazione all'intervento in Assemblea e all'esercizio del diritto di voto qualora le comunicazioni siano pervenute alla Società oltre tale termine, purché entro l'inizio dei lavori assembleari.
2. Indicare il titolo giuridico (pegno, usufrutto, etc.) in virtù del quale il diritto di voto è attribuito a soggetto diverso dal titolare delle azioni.
3. Il delegato è invitato a presentarsi in Assemblea con copia della comunicazione rilasciata dagli intermediari ai sensi della vigente disciplina e un proprio documento di identità.

AVVERTENZE

Coloro ai quali spetta il diritto di voto nell'Assemblea, in caso di impossibilità a partecipare direttamente alla stessa, possono farsi rappresentare da altro soggetto. La rappresentanza deve essere conferita per iscritto e i documenti relativi devono essere conservati dalla Società. La delega non è valida se il nome del rappresentante è lasciato in bianco. Se la rappresentanza è conferita ad una società, associazione, fondazione od altro ente collettivo o istituzione, questi possono delegare soltanto un proprio dipendente o collaboratore, il quale dimostri tale titolo di appartenenza al delegato. La rappresentanza non può essere conferita né ai membri degli organi amministrativi o di controllo o ai dipendenti della Società, né alle società da essa controllate o ai membri degli organi amministrativi o di controllo o ai dipendenti di queste.

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INFORMATIVA AGLI AZIONISTI AI SENSI DELLA NORMATIVA SULLA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Gentile Azionista, Relatech S.p.A., con sede legale in Via S. Anguissola, 23 - 20146 Milano P.IVA 03267710964 ("RELATECH" o il "Titolare"), nella qualità di titolare del trattamento ai sensi della normativa in materia di protezione dei dati personali di cui al Regolamento (UE) n. 2016/679 ("Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati" o "GDPR"), tratterà i Dati Personali (come di seguito definiti) in conformità con la predetta normativa e con la presente informativa. Responsabile della Protezione dei dati personali (RPD): Alessandro Ferrari per conto di Al.Ma. s.r.l., contattabile all'indirizzo [e-mail].

Oggetto e Modalità del Trattamento: Relatech S.p.A. tratterà i dati personali identificativi (es. nome, cognome, domicilio) da lei comunicati o i dati personali riferiti a soggetti terzi (es. soggetti delegati o subdelegati) da Lei comunicati ("Dati Personali") per la partecipazione all'Assemblea Ordinaria e Straordinaria degli azionisti e per le ulteriori attività assembleari, come a mero titolo di esempio, votazioni ed interventi.

Per trattamento di Dati Personali ai fini della presente informativa è da intendersi qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate ai Dati Personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione. La informiamo che tali Dati Personali verranno trattati, per le finalità di seguito indicate, manualmente e/o con il supporto di mezzi informatici o telematici.

Finalità e base giuridica del trattamento: Relatech S.p.A. tratterà i Dati Personali in relazione allo svolgimento dell'Assemblea Straordinaria degli azionisti ("Assemblea") con particolare riguardo alla partecipazione sia diretta che per delega alla stessa Assemblea, all'integrazione dell'ordine del giorno e alla formulazione di domande prima dell'Assemblea. La base giuridica del trattamento è rappresentata dall'obbligo di legge in capo al Titolare del Trattamento di garantire l'esercizio da parte sua - anche a mezzo di soggetti delegati o subdelegati - dei diritti riconosciuti dalla normativa applicabile in relazione allo svolgimento dell'Assemblea. Il conferimento dei Dati Personali e il trattamento degli stessi sono necessari per le finalità sopra indicate. Il mancato conferimento dei suddetti Dati personali comporta, pertanto, l'impossibilità di dare corso alla richiesta di volta in volta avanzata.

Destinatari dei Dati Personali: in ossequio al principio di minimizzazione dei dati, i Dati Personali potranno essere resi accessibili, per le finalità sopra menzionate:

1. ai dipendenti e ai collaboratori del Titolare che sono incaricati al trattamento dei dati prima, durante e successivamente allo svolgimento dell'Assemblea degli azionisti;
2. a società terze o altri soggetti che svolgono attività per conto del Titolare nominate quale Responsabile del trattamento al fine di garantire l'esercizio dei diritti degli azionisti di cui alla normativa applicabile.

Trasferimento dei Dati Personali: i Dati Personali saranno trattati all'interno dell'Unione Europea e conservati su server cloud ubicati all'interno dell'Unione Europea. I Dati Personali non saranno trasferiti all'estero verso Paesi extra UE che non assicurino livelli di tutela delle persone adeguati. Il trasferimento dei dati personali verso detti Paesi che non assicurano livelli di tutela adeguati sarà eventualmente eseguito solo previa conclusione tra Relatech S.p.A. e detti soggetti terzi di specifici contratti contenenti clausole di salvaguardia e garanzie appropriate per la protezione dei dati personali (adottando clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea), ovvero solo in presenza di altro requisito conforme alla normativa italiana ed europea applicabile.

Periodo di conservazione dei Dati Personali: i Dati Personali conferiti saranno conservati nel rispetto del principio di proporzionalità, fino a che non siano perseguite le finalità del trattamento e comunque per un periodo non superiore a 10 anni e non verranno in alcun caso comunicati a terzi, salvo che in adempimento a obblighi di legge o di regolamento. Tale periodo è coerente con quanto prescritto dal Regolamento emittenti approvato dalla Consob con delibera n. 11971 del 14 maggio 1999 che prescrive agli emittenti di pubblicare le informazioni regolamentate sul sito internet degli emittenti mantenendole a disposizione per almeno cinque anni.

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Esercizio dei diritti da parte degli interessati: ai sensi della normativa applicabile, in relazione ai Dati Personali comunicati, è possibile esercitare i seguenti diritti:

1. accedere e chiederne copia;
2. richiederne la rettifica o la cancellazione;
3. ottenere la limitazione del trattamento;
4. opporsi al trattamento;
5. riceverli in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico ai fini dell'esercizio del diritto alla portabilità.

I predetti diritti potranno essere esercitati mediante richiesta inoltrata al Titolare del Trattamento o al Responsabile della Protezione dei Dati Personali con le seguenti modalità:

• a mezzo posta elettronica all'[e-mail]
• a mezzo posta elettronica certificata all'[e-mail]
• a mezzo raccomandata a.r. indirizzata a Relatech S.p.A., Via S. Anguissola, 23 - 20146 Milano.

Le ricordiamo che, ai sensi della normativa applicabile, le è assicurato il diritto di proporre un reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali con le seguenti modalità:

• a mezzo posta elettronica certificata all'[e-mail]
• a mezzo raccomandata a.r. indirizzata a Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia, 11 - 00187 Roma.

La presente informativa è aggiornata al 01/12/2022

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