forma elettronica in conformità con la legge sui diritti degli azionisti). Una scheda elettorale deve contenere tutte le seguenti informazioni
- nome e indirizzo della sede legale e/o della residenza dell'azionista di riferimento;
- numero totale di azioni detenute dall'azionista interessato e, se del caso, numero totale di azioni di ciascuna classe detenute dall'azionista interessato nel capitale sociale emesso della Società e forma delle azioni;
- ordine del giorno dell'Assemblea generale;
- conferma, in relazione a ciascuna delle risoluzioni proposte, del numero di Azioni per le quali l'azionista di riferimento si astiene, vota a favore o vota contro la risoluzione proposta; e
- nome, titolo e firma del rappresentante debitamente autorizzato dell'azionista di riferimento e data della scheda elettorale. La scheda elettorale deve pervenire alla Società entro e non oltre il quinto (5°) giorno lavorativo in Lussemburgo precedente la data dell'Assemblea generale o qualsiasi altra data successiva stabilita dal Consiglio di amministrazione e specificata nell'avviso di convocazione della relativa Assemblea generale. Una scheda elettorale che non contenga i dettagli specificati nel paragrafo precedente o che pervenga alla Società dopo la suddetta scadenza sarà nulla e non sarà presa in considerazione ai fini del quorum. Una scheda elettorale si considera ricevuta dalla Società (a) quando viene consegnata a mano con ricevuta di ritorno, per posta raccomandata o per corriere speciale utilizzando un corriere riconosciuto a livello internazionale: al momento della consegna alla Società; o (b) quando viene inviata per e-mail, per fax o per posta con ricevuta di ritorno al momento della ricezione indicato nella ricevuta di ritorno. Le risoluzioni la cui adozione non è soggetta al quorum e ai requisiti di maggioranza per una modifica dello Statuto, saranno adottate, indipendentemente dal numero di Azioni rappresentate, a maggioranza semplice dei voti espressi. Per le risoluzioni la cui adozione è soggetta ai requisiti di quorum e di maggioranza per una modifica dello Statuto, il quorum deve essere almeno la metà (1/2) di tutte le Azioni emesse e in circolazione e le risoluzioni devono essere adottate con una maggioranza di due terzi (2/3) dei voti espressi. Se il suddetto quorum non viene raggiunto in una prima riunione, può essere convocata una seconda riunione e le risoluzioni saranno adottate, indipendentemente dal numero di azioni rappresentate, con la maggioranza dei due terzi (2/3) dei voti espressi". B. Disponibilità della documentazione, partecipazione e procedura di voto 1. Informazioni e documentazione disponibili Le seguenti informazioni sono disponibili fino al termine dell'Assemblea generale sulla homepage della Società (http://www.befesa.com/web /en/informacion_inversores/annual-general-meeting/index.html) e presso la sede legale della Società in Lussemburgo a partire dal giorno della pubblicazione del presente avviso di convocazione nella Gazzetta ufficiale del Lussemburgo (Recueil Electronique des Sociétés et Associations) e nel quotidiano lussemburghese Tageblatt:
- il presente avviso di convocazione dell'EGM 2021;
- il numero totale di azioni e diritti di voto alla data del presente avviso di convocazione;
- la relazione del Consiglio di Amministrazione ai sensi dell'articolo 420-26 (5) della legge lussemburghese del 10 agosto 1915 sulle società commerciali e successive modifiche;
- il progetto e la bozza dello Statuto consolidato della Società;
- il testo completo delle bozze di risoluzione in relazione a ciascuno dei punti inclusi nell'ordine del giorno da adottare all'EGM;
- la dichiarazione di partecipazione e l'attestazione di possesso di azioni; e
- il Modulo di delega e il Modulo di voto per corrispondenza da utilizzare rispettivamente per votare per delega o per votare per posta. Gli azionisti possono ottenere gratuitamente una copia del testo integrale di uno qualsiasi dei suddetti documenti su richiesta a BNP Paribas Securities Services, Filiale di Lussemburgo, in qualità di agente debitamente incaricato dalla Società ("BNP Paribas"), inviando una lettera, un fax o una e-mail agli indirizzi indicati nella sezione B. 5 del presente avviso di convocazione. 2. Quorum e requisiti di maggioranza L'assemblea sarà validamente tenuta con un quorum di almeno la metà (1/2) di tutte le azioni emesse e in circolazione e le delibere saranno adottate con una maggioranza di due terzi (2/3) dei voti espressi. Se il suddetto quorum non viene raggiunto in una prima riunione, potrà essere convocata una seconda riunione e le risoluzioni saranno adottate, indipendentemente dal numero di azioni rappresentate, con una maggioranza dei due terzi (2/3) dei voti espressi. 3. Requisiti per la partecipazione all'EGM e l'esercizio del diritto di voto 3.1. Nessuna assemblea fisica Date le circostanze eccezionali dovute all'epidemia COVID-19 e in conformità con le disposizioni della legge del 23 settembre 2020 sulle misure relative allo svolgimento delle assemblee nelle società e in altre persone giuridiche, modificata dalla legge del 30 giugno 2020, la Società ha deciso di tenere l'Assemblea generale senza alcuna assemblea fisica. Nessuna conferenza audio sarà organizzata per l'EGM. Gli azionisti potranno esprimere il loro voto per mezzo della rappresentanza tramite delega nominata dalla Società o votando per posta. 3.2. Data di registrazione I diritti di un azionista a partecipare all'EGM e a votare saranno determinati in relazione alle azioni detenute da tale azionista il 21 settembre 2021 a mezzanotte (24:00 CEST) (la "Record Date"). Eventuali cambiamenti nel possesso di azioni dopo la Record Date non saranno presi in considerazione. 3.3. Procedura di registrazione per il voto e prova del possesso di azioni Gli azionisti che desiderano partecipare all'EGM e votare in relazione alle azioni da loro detenute alla Record Date dovranno presentare (i) la Dichiarazione di partecipazione entro e non oltre il 21 settembre 2021 (24:00 CEST); e (ii) l'Attestazione di proprietà delle azioni entro e non oltre il 30 settembre 2021 (17:00 CEST). Il diritto dell'azionista di partecipare e votare all'EGM sarà completato solo quando si forniscono entrambi i documenti prima delle scadenze stabilite nel presente documento. (i) Dichiarazione di partecipazione: Gli azionisti che desiderano partecipare ed esercitare il loro diritto di voto all'EGM dovranno presentare a BNP Paribas, entro la Record Date, agli indirizzi indicati nella sezione B. 5 del presente avviso di convocazione, una dichiarazione scritta della loro intenzione di partecipare all'EGM (la "Dichiarazione di partecipazione"). Il modulo di Dichiarazione di Partecipazione può essere richiesto a BNP Paribas e scaricato dal sito web della Società: http://www.befesa.com/web/en/informacion_inversores/annual-general-meeting/index.html. Si ricorda che, per essere valida, la Dichiarazione di Partecipazione (in copia o in originale) dovrà pervenire a BNP Paribas via fax, e-mail o posta, agli indirizzi indicati nella sezione B. 5 del presente avviso di convocazione entro e non oltre il 21 settembre 2021 alle ore 24:00 CEST (con copia alla Società al seguente indirizzo e-mail: AGM@befesa.com). (ii) Attestazione del possesso di azioni: Gli azionisti che intendono partecipare ed esercitare il loro diritto di voto all'EGM sono inoltre tenuti a presentare un'attestazione della loro banca depositaria o istituto finanziario che indichi il numero di azioni detenute da tale azionista alla Record Date (l'"Attestazione del possesso di azioni"). Il modulo di attestazione del possesso azionario può essere richiesto a BNP Paribas e scaricato dal sito web della Società: http://www.befesa.com/web/en/informacion_inversores/annual-general-meeting/index.html. L'Attestazione del possesso di azioni (in copia o in originale) dovrà pervenire a BNP Paribas via fax, e-mail o posta, agli indirizzi indicati nella sezione B. 5 del presente avviso di convocazione, entro e non oltre il 30 settembre 2021 alle ore 17:00 CEST (con copia alla Società al seguente indirizzo e-mail: AGM@befesa.com). 3.4. Rappresentante di voto per delega La Società ha nominato il signor Javier Molina Montes, Amministratore Delegato della Società, che in mancanza, il signor Wolf Lehmann, Chief Financial Officer della Società, come rappresentante di voto per delega della Società. Gli azionisti possono nominare il rappresentante di voto per delega per votare all'EGM per loro conto. Il rappresentante di voto per delega sarà vincolato dalle rispettive istruzioni dell'azionista fornite dal Modulo di delega prima dell'EGM. Il modulo di delega che può essere utilizzato per il conferimento della delega può essere richiesto a BNP Paribas e scaricato dal sito web della Società: http://www.befesa.com/web/en/informacion_inversores/annual-general-meeting/index.html. Per essere valido, il Modulo di delega (in copia o in originale) dovrà pervenire a BNP Paribas via fax, e-mail o posta, agli indirizzi indicati nella sezione B. 5 del presente avviso di convocazione, entro e non oltre le ore 17:00 CEST del 30 settembre 2021 (con copia alla Società al seguente indirizzo e-mail: AGM@befesa.com). L'esercizio dei diritti di voto delle azioni in relazione ai moduli di delega debitamente compilati e firmati ricevuti dopo il 30 settembre 2021, ore 17:00 CEST, non sarà ammesso all'EGM. 3.5. Voto per corrispondenza Gli azionisti che desiderano votare per posta possono esercitare il loro diritto di voto esprimendo il loro voto per posta tramite il modulo di voto per corrispondenza. Gli azionisti che desiderano votare per posta devono richiedere il modulo di voto per corrispondenza a BNP Paribas o, in alternativa, scaricare il modulo dal sito web della Società all'indirizzo http://www.befesa.com/web/en/informacion_inversores/annual-general-meeting/index.html, e inviare il modulo di voto per corrispondenza debitamente compilato e firmato a BNP Paribas. Per essere valido, il Modulo di Voto Postale (in copia o in originale) deve essere ricevuto da BNP Paribas via fax, e-mail o posta agli indirizzi indicati nella sezione B. 5 del presente avviso di convocazione prima del 4 ottobre 2021, ore 17:00 CEST (con copia alla Società al seguente indirizzo e-mail: AGM@befesa.com). L'esercizio dei diritti di voto delle azioni in relazione ai moduli di voto postale debitamente compilati e firmati ricevuti dopo il 4 ottobre 2021, ore 17:00 CEST, non sarà ammesso all'EGM. 4. Ulteriori informazioni importanti per gli azionisti 4.1.
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31 agosto 2021 02:00 ET (06:00 GMT)