Computer Task Group, Incorporated ha annunciato la collaborazione di successo con VCU Health System durante il go-live di Epic nel dicembre 2021. Durante l'impegno, CTG ha fornito soluzioni per le applicazioni legacy, attività critiche di preparazione al go-live, formazione degli utenti finali, ottimizzazione del flusso di lavoro e supporto applicativo per l'utente finale in persona per l'azienda VCU Health. Il 1 dicembre 2021, VCU Health ha annunciato i suoi piani per l'implementazione a livello aziendale di Epic, una cartella clinica elettronica (EHR), per fornire un'assistenza centrata sul paziente e una rete completamente connessa in tutta l'azienda, migliorando le comunicazioni e le decisioni di cura di pazienti e medici. All'inizio del processo di pianificazione dell'implementazione di Epic da parte dell'organizzazione, CTG è stata incaricata di supportare le applicazioni legacy critiche per consentire alle risorse interne del sistema sanitario di concentrarsi sulla pianificazione di Epic e sulla formazione delle applicazioni. VCU Health ha poi ingaggiato CTG per soluzioni di supporto all'attivazione e alla formazione. In preparazione all'attivazione, CTG ha collaborato con il sistema sanitario sulle attività relative alla formazione, ai livelli di supporto virtuale e in loco, alla logistica e alla prontezza tecnica ospedaliera e ambulatoriale; tutti aspetti critici per garantire un'adeguata formazione, personale e preparazione tecnica per il go-live. La pandemia di COVID-19 in corso ha significato che VCU Health ha dovuto soppesare i pro e i contro di fornire formazione fuori sede, in persona e virtuale. L'organizzazione ha scelto di fornire la formazione in un modello ibrido in cui gli utenti finali si riunivano in luoghi fuori sede che permettevano una distanza sociale sicura. I partecipanti si collegavano poi alle sessioni di formazione virtuale tenute dal team di CTG Training. Gli oltre 140 formatori certificati o accreditati di CTG hanno assistito allo sviluppo del curriculum, preparato e aggiornato i contenuti della formazione, sostenuto il programma di formazione degli specialisti di Epic (STS), aiutato a sviluppare i contenuti del laboratorio di impostazione degli utenti e formato i fornitori su come personalizzare il nuovo sistema. Il team di CTG ha formato circa 16.000 utenti finali del sistema sanitario per tutta la durata dell'impegno. Per garantire che il personale dell'organizzazione avesse un'esperienza positiva, CTG ha fornito più di 50 persone di supporto in loco per gestire la logistica dell'ambiente di apprendimento ibrido e fornire un'esperienza utente senza soluzione di continuità. VCU Health ha scelto di avere un supporto in persona, At-the-Elbow (ATE) per integrare il loro team durante il go-live per garantire l'adozione e costruire la fiducia nel nuovo sistema. CTG ha collaborato con la leadership del sistema sanitario per condurre una valutazione approfondita del sito di attivazione (Assessment) per determinare i livelli di supporto necessari per il go-live, compresa la revisione di tutti gli ospedali e i siti ambulatoriali. Questa valutazione è stata fondamentale per determinare il numero necessario di persone con competenze di supporto alle applicazioni Epic per garantire che il personale del sistema sanitario potesse utilizzare il nuovo sistema EHR senza influire sulla cura dei pazienti. La metodologia di valutazione di CTG ha considerato ogni area in cui i medici lavorano e ha portato a mappe di calore per centinaia di siti, che sono stati poi mappati in aree di alloggio e percorsi di guida per garantire che i grandi team di supporto fossero sempre dove dovevano essere, quando dovevano essere lì. Poiché le esigenze di VCU Health sono cambiate durante il go-live, CTG ha risposto e adattato il piano per fornire supporto e soluzioni come richiesto. Infine, l'organizzazione si è rivolta a CTG per un ulteriore supporto all'attività di preparazione tecnica. Squadre di oltre 150 consulenti esperti di CTG hanno lavorato a stretto contatto con i membri del team per identificare, estrarre e caricare i dati critici ambulatoriali e ospedalieri nel nuovo sistema. A causa del gran numero di utenti finali e della significativa area geografica supportata da VCU Health, CTG ha fornito quasi 1.200 membri del team di attivazione per il go-live che hanno supportato più di 16.000 utenti finali in cinque ospedali e più centri ambulatoriali in tutta la Virginia orientale e centrale. Il dispiegamento di un team di queste dimensioni ha richiesto una gestione costante e complessa del personale e della logistica. Sabato 4 dicembre 2021, la VCU Health è entrata in funzione con successo su Epic in tutti gli ospedali e le cliniche, tranne il VCU Health Tappahannock Hospital e la sua sede di Varsavia, che seguiranno nel marzo 2022. Attualmente, un piccolo numero di personale CTG per la formazione e il go-live continua a sostenere la formazione degli utenti finali e l'ottimizzazione del flusso di lavoro nelle aree ad alta complessità. CTG tornerà anche a sostenere il go-live per il VCU Health Tappahannock Hospital. Inoltre, VCU Health ha anche recentemente scelto CTG come partner di servizi gestiti per le soluzioni di supporto MyChart e Epic Level 1.5.